dot.tipp - Checkliste für Qualität im Besprechungsraum

Julian Wild
19. März 2019

Jeder Besprechungsraum, den du betrittst, hat heutzutage ein Whiteboard an der Wand oder ein Flipchart in der Ecke rumstehen. Meist sind sie noch vollgekritzelt, und man sieht gleich, dass schon mindestens zwei Meetings auf der jeweiligen Oberfläche ihre Ideen hinterlassen haben.

In diesem Blog möchte ich dir ein paar einfache Tipps geben, wie du Ruhe und Fokus in deine Besprechungen bringen kannst. Weiter unten findest du eine Checkliste, die dir weiterhin helfen kann.

Qualität steckt im Detail

Wenn der Besprechungsraum regelmässig von dir genutzt wird, überprüfe, ob genügend Flipchartpapier vorhanden ist. Ich habe immer eine Ersatzrolle an meinem Schreibtisch liegen. Ebenso habe ich immer einen Reiniger und Tücher für das Whiteboard am Schreibtisch platziert.

Notfalls gehe ich mit allem ausgestattet in die Besprechung.

Der frühe Vogel ...

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... ist vor den anderen Teilnehmern da, insbesondere wenn es das eigene Meeting ist (notfalls den Raum die Viertelstunde vorher auch noch buchen). Lüften, Whiteboard säubern, Flipchart vorbereiten. Sogar wenn du eines der beiden gar nicht benutzt. Du vermeidest, dass die anderen Teilnehmer und Teilnehmerinnen abgelenkt werden. Und wie das so ist mit der Qualität, keiner wird sie wirklich bemerken, ausser sie fehlt.

Vom Quietschen und vom Leeren

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Und da jeder Besprechungsraum besagte Oberflächen bietet, sind natürlich auch genügend Stifte da, sie zu beschriften. Dreimal rot für das Whiteboard, jeweils einmal blau für Whiteboard und Flipchart, grün hat es auch noch irgendwo. Und fast alle sind leer. Das heisst, sobald du anfängst, deine Ideen zu kommunizieren, kann dir keiner mehr folgen. Denn das Quietschen der Stifte, das Wechseln zum anderen Stift, die Erkenntnis, dass mit einem Permanentmarker auf dem Whiteboard geschrieben wurde, lenken von deinem kreativen Ideenfluss komplett ab.

Also bring deine eigenen Stifte mit. Einen Satz für das Whiteboard, einen für das Flipchart. Und natürlich weisst du, dass sie funktionieren, weil du dich vorbereitet hast. Wir empfehlen übrigens die Stifte von Neuland. Sie liegen gut in der Hand, sind zuverlässig, es gibt sie in allen erdenklichen Farben und Nachfülltinte gibt es ebenfalls.

Checkliste

1. Besprechung planen

  • Buchung mit 15-Minuten-Puffer zum Vorbereiten des Raums
  • Alle Stifte gefüllt

2. Besprechung vorbereiten

  • 15 Minuten vor dem Meeting da sein
  • Lüften
  • Whiteboard säubern (notfalls mit den selbst mitgebrachten Materialien)
  • Flipchart vorbereiten (notfalls das eigene Papier anbringen)

3. Besprechung durchführen

  • Visual Facilitation nutzen

4. Nach der Besprechung

  • Fotos machen
  • Füllstände der Stifte prüfen
  • Whiteboard säubern
  • Flipcharts versorgen
  • Notfalls Materialien nachbestellen

Sinnvolle, klare Kommunikation

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Schnell etwas auf das Whiteboard kritzeln kann jeder. Wenn du aussagekräftige, sinnvolle, klare Inhalte vermitteln willst, dann empfehlen wir dir Visual Facilitation. Jeder kann malen und mit Visual Facilitation hast du das richtige Werkzeug in der Hand. Investiere einen Tag und kommuniziere überzeugend Botschaften am Flipchart. Und wenn du wissen möchtest, was die Grundausstattung für ein gutes Meeting ist, dann lade das PDF "Die richtigen Stifte" (siehe unten) runter.

Falls du Fragen oder Anregungen oder eigene Tipps zur Verbesserung der Qualität im Besprechungsraum hast, hinterlasse doch einfach einen Kommentar.

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Welche Stifte benutzen?

Die Richtigen!

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