dot.tipp - Wie kann ich Meetings optimal strukturieren?

Adrian Christen
06. September 2018

Heute möchten wir Einblick geben, wie wir interne wie auch externe Besprechungen so gestalten, dass diese strukturiert und fokussiert durchgeführt werden können, und welche Erfahrungen wir bei dot consulting AG damit gemacht haben.

Diese Meetings kennen wir alle: Agendapunkte werden zu spät eingereicht, beim Meeting werden die vorgegebenen Besprechungszeiten nicht eingehalten und die (wirklich) wichtigen Themen konnten nicht besprochen werden.

Agendapunkte werden zu spät eingereicht

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Agendapunkte müssen bis zur Deadline am Vorabend der Besprechung eingereicht werden, jedoch kommen einem die wichtigen Agendapunkte erst nach dem Abgabetermin in den Sinn - leider zu spät.

Eine unbefriedigende Situation, persönlich wie auch inhaltlich, denn die Agendapunkte sind ggf. wichtig und sie zu besprechen würde einen Mehrwert ergeben.

Vorgegebene Besprechungszeiten werden nicht eingehalten

Das Meeting folgt der Agenda, doch bereits der erste Agendapunkt beansprucht mehr Zeit für die Besprechung als eingeplant, die Besprechung anderer Agendapunkte ist gefährdet.

Eine unbefriedigende Situation, persönlich als auch aus Überlegungen der Effektivität, denn die Besprechung nachfolgender Agendapunkte könnte dringlicher sein, als die vorhergehenden Themen.

Aber wie dann?

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Unser Vorgehen orientiert sich an jenem von Lean Coffee, wir haben es etwas adaptiert und uns folgendes Vorgehen zu Nutze gemacht:

Themen individuell sammeln

Innerhalb einer Timebox sammeln alle für sich, konzentriert und still, jene Themen, welche sie einbringen wollen, und notieren jedes Thema einzeln auf einem Post-It. Das Post-It enthält folgende Informationen:

  • Themen-Titel, z. B. „Korrekte Handhabung Beamer“
  • Themen-Owner, z. B. „James“, „JB“, „007“ o.Ä.
  • Art der Besprechung, z. B. gem. „CIA“:
    • C: Co-working: Ich will etwas gemeinsam erarbeiten
    • I: Information: Ich teile eine Information mit euch
    • A: Action: Eine Entscheidung ist notwendig
    • Besprechungsdauer von 15‘ ODER 10‘ ODER 5‘, welche man für das Thema in der Gruppe investieren will, also z. B. 10‘

Themen vorstellen

Reihum werden die Themen präsentiert und unsortiert an einer Wand oder am Whiteboard platziert. Eine gute Vorgehensweise dabei ist:

  • Bei Duplikaten werden die Post-Its wortlos und überlappend auf das Bestehende aufgehängt.
  • Bei Unklarheiten sind Verständnisfragen wichtig (problem space), eine Lösung wird noch nicht gesucht (solution space).
  • Eine Moderation kann helfen, diese Punkte einzuhalten.

Lean Coffee Board erstellen

Ähnlich einem Kanban-Board werden nun fünf (5) vertikale Spalten auf z. B. einem Whiteboard skizziert und folgende Überschriften von links nach rechts vergeben:

  • 1. Spaltenüberschrift: To do
  • 2. Spaltenüberschrift: 15‘
  • 3. Spaltenüberschrift: 10‘
  • 4. Spaltenüberschrift: 5‘
  • 5. Spaltenüberschrift: Done

Themen priorisieren

Anschliessend wird anhand von dot-voting abgestimmt, welche Themen welche Priorität geniessen. Eine gute Vorgehensweise dabei ist:

  • Anzahl der Punkte, welche durch eine Person max. vergeben werden können: Anzahl Post-Its * 0,1 = Anzahl Punkte (also rund 10 %).
  • Nicht alle Punkte müssen vergeben werden (Stimmenthaltung).
  • Es können alle Punkte auf ein Thema gesetzt werden (Kumulieren).

Backlog vorbereiten

Die so priorisierten Post-Its werden nun ähnlich einem Kanban-Backlog priorisiert in der Spalte „To do“ aufgelistet: wichtigste Themen oben/zuerst, unwichtige unten/am Schluss.

Meeting durchführen

  1. Nun wird das wichtigste Thema aus dem Backlog („To do“-Spalte) in jene Spalte gezogen, welche der Timebox entspricht, die der Themen-Owner vorgeschlagen hat. In unserem Beispiel bewegen wir das Thema „Korrekte Handhabung Beamer“ von „James“ in die Spalte „10“.
  2. Die entsprechende Timebox wird anhand eines Timers gestartet, das Gespräch zu diesem Thema und mit der vorgegebenen Besprechungs-Art (CIA) wird solange geführt, wie es die Timebox zulässt.
  3. Reicht die Timebox aus und der Themen-Owner ist zufrieden mit dem Besprechungsresultat, wird das Thema in die Spalte „Done“ gesetzt. Der Themen-Owner notiert ggf. Massnahmen/Beschlüsse und dokumentiert diese ggf. später entsprechend.
  4. Reicht die Timebox nicht aus, kann die Gruppe gemeinsam entscheiden, ob sie eine weitere Timebox starten will. Dabei kann von der ursprünglichen Timebox immer bloss in eine nächst Kleinere gesprungen werden, also:
    1. Ursprünglich 15‘: + 10‘ möglich + 5‘ möglich = 30‘
    2. Ursprünglich 15‘: + 5‘ möglich = 20‘
    3. Ursprünglich 10‘: + 5‘ möglich = 15‘
    4. Ursprünglich 5‘: keine Erweiterung möglich = 5‘

Unsere Erfahrungen

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Dieses Vorgehen erfordert von allen Konzentration. Bereits in der Vorbereitung muss bedacht werden, welche Art von Thema (CIA) man eingibt und wieviel Zeit die Gruppe zur Besprechung braucht. Das ist im Grundsatz nicht neu. Neu ist, dass man nun sehr fokussiert an den wichtigsten Themen arbeitet und die anberaumte Zeit zu nutzen versucht, denn das Ziel ist es, in der initialen Timebox zum Ziel zu kommen. Allerdings ergibt sich eine Flexibilität durch die Möglichkeit, in eine nächst kleinere Timebox zu springen. Dies allerdings zu Ungunsten anderer Themen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass die Timebox nicht immer ausreicht, auch wenn man mit 15‘ startet. Hier wägen wir als Gruppe ab, ob eine weitere Timebox genutzt werden muss. Abstimmen tun wir mit Handzeichen, sodass die Abstimmung möglichst schnell über die Bühne geht - Sociocracy 3.0 (S3) hat uns dazu einige Tipps gegeben.

Uns hilft die Moderation durch einen der Teilnehmer enorm: Er leitet das Meeting, sodass sich die Anderen auf den Inhalt konzentrieren können. Dazu bestimmen wir ganz zu Beginn eine Person, welche die Tagesmoderation übernimmt - eine rotierende Rolle, alle können das!

BTW: Uns kann man auch als Moderatoren buchen :-).

Deine Erfahrungen?

Wie führt ihr im Betrieb Besprechungen durch? Wie fokussiert ihr auf das Wesentliche ohne die Spontanität und die Kreativität auszubremsen? Oder hast du andere Erfahrungen mit ähnlichen Formaten wie Lean Coffee? Gerne erfahren wir mehr von dir!

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