dot.tipps - Die vier grössten Erfolgsfaktoren bei einer Wiki-Einführung

David Berger
06. Dezember 2018

In diesem Beitrag zeige ich Erfolgsfaktoren für die Einführung von Wiki-Instanzen in den Unternehmen. 

In Unternehmen begegne ich Confluence-Instanzen, die sehr restriktiv geregelt sind. Confluence ist der Marktführer für Unternehmens-Wikis. Wikipedia ist mitunter eine der populärsten Webseiten der Welt. Die Wiki-Kollaboration soll also im Kontext der Agilisierung auch in Unternehmen transportiert werden. Denn ein ehrliches Wiki kann die Verhältnisse in den Unternehmen verändern und damit in letzter Konsequenz auch das Verhalten und die Haltung der Mitarbeitenden.

Statuskonzept

Ein Wiki ist zum Bearbeiten da. Ein Statuskonzept, das beispielsweise auch einen Freigabe-Workflow beinhaltet, tötet die Wiki-Idee der spontanen Kollaboration. Ebenso unsinnig sind Präfixe oder Postfixe im Titel einer Wiki-Seite wie "in Arbeit" oder "in Review". "In Arbeit" ist ein Pleonasmus, weil eine Wiki-Seite immer in Arbeit ist. Vielmehr muss die Organisation akzeptieren, dass ein Wiki lebt, sich kontinuierlich und nur wegen der spontanen Beiträge weiterentwickeln kann.

Erfolgsfaktor: Lebendiger Inhalt

Ein Wiki-System eignet sich schwerlich für eine klassische Inspektion nach IREB. Wiki-Seiten sollen gleichzeitig bearbeitet werden. Ein Walkthrough mit fünf Laptops und alle Bearbeitungsmodi, wo der Wiki-Inhalt gleichzeitig verfeinert ist, krönt die Idee eines lebendigen Wiki-Systems. Alle Postfixe und Präfixe, die auf einen klassischen "Reviewstatus" zeigen, sind umgehend zu entfernen. Ebenso Panels, welche Verantwortlichkeit suggerieren. Ein Wiki ist beseelt vom Inhalt aller Anspruchsgruppen. 

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Berechtigungskonzept

Ein Wiki lebt von der spontanen Interaktion, von der Zufallsbekanntschaft mit einem interessanten Inhalt. Wer Inhalte aber konsequent hinter einem Berechtigungskonzept verbirgt, reduziert die Chancen auf solche spontanen Interaktionsmöglichkeiten. Überhaupt müssen etliche Mitarbeitende sich zunächst überwinden, eine Seite eines unbekannten Mitarbeitenden freimütig zu bearbeiten. Wenn sie die betreffende Seite nie sehen, werden sie auch niemals mit dieser Überwindung konfrontiert werden.

Erfolgsfaktor: Offenes Wiki

Ein Wiki ist per Default allen Mitarbeitenden zugänglich, ungeachtet ob extern oder intern. Jeder Wiki-Space ist öffentlich. Und zwar öffentlich im Sinne von lesen und schreiben. Falls notwendig, dürfen einzelne Seiten einem kleineren Kreis ausgeblendet werden. Doch diese Massnahme ist gezielt und überlegt zu dosieren. 

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Hierarchisierungskonzept

Die Ordnerstruktur auf dem Netzwerklaufwerk zu definieren war ein Privileg der und des Vorgesetzten oder "verdienter" Mitarbeitenden. Solche Konzepte können aber nicht auf ein Wiki-System übertragen werden, weil das Wiki-System auf einer flachen Hierarchie basiert und bloss semantische Verknüpfungen kennt. Manche Werkzeuge wie Confluence simulieren eine Hierarchie, wo keine ist. Da die Suchfunktionalität dominiert, sollte kein Aufwand in eine Hierarchie investiert werden. Die Inhalte sollen emergent entstehen und einander semantisch referenzieren.

Erfolgsfaktor: Semantische Gruppierung

Das perfekte Wiki ist eine flache Liste von Wiki-Seiten. Die Wiki-Seiten referenzieren einander punktuell und atomisch exakt. Jede Information ist eine Seite. Das garantiert eine möglichst granulare semantische Verknüpfung. Eine Netzstruktur ist im Wiki-System anzustreben. Das entspricht der Idee des Hyperlinks. Eindimensionale "Ordnerstrukturen" müssen minimiert werden, denn sie beengen den Geist und provozieren Diskussionen, wo eine Seite eingeordnet werden muss. 

Ablagekonzept

Man hat alles richtig gemacht - aber legt statt Informationen klassische Office-Dateien im Wiki-System ab. Das Wiki ist also ein schlechteres DMS. Natürlich kann man beispielsweise Confluence mit Plugins erweitern, sodass grundlegende DMS-Anforderungen gedeckt sind. Aber ehrlich, ist das die Intention des Wiki-Systems? Im Wiki sollen Wiki-Beiträge gespeichert werden, keine Office-Dateien. Wer ein Ablagekonzept umsetzen will, sollte auf andere Werkzeuge zurückgreifen.

Erfolgsfaktor: Weniger Office-Dokumente

Wieso also ein Besprechungsnotiz in einem Word abspeichern? Wieso spontane Produktideen in einem PowerPoint verunstalten? Eine neue Wiki-Seite erstellen, die verfügbaren Formatierungen ausreizen, fertig. Die Information ist fortan durchsuchbar, semantisch referenzierbar und von allen Kolleginnen und Kollegen ohne Hürden editierbar. 

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Weitere Erfolgsfaktoren?

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