dot.tipp - Mehr Produktivität mit Personal Kanban

Adrian Christen
21. Januar 2020
Wer im Internet nach "Selbstmanagement Methode" sucht, findet eine Fülle von Treffern: Einige verweisen auf Ausbildungsprogramme, andere auf nichts mehr als auf "ausgefuchste To-Do-Listen" und wieder andere auf komplexe Methoden wie "Getting Things Done (GTD)". Doch viele der vorgeschlagenen Methoden haben eines gemeinsam - ihre Ineffektivität!

Irgendwann haben doch die meisten von uns versucht, unser Zeitmanagement in den Griff zu bekommen, aber die wenigsten der verfügbaren Methoden schafften es, uns in der Erledigung der Arbeit voranzubringen - und wir stehen immer noch unter Zeitdruck! Nicht?

Weshalb ausgerechnet "Personal Kanban" ausprobieren?

Weil das Kanban-System erwiesenermassen funktioniert! Von Toyota entwickelt, um die Produktion zu rationalisieren - siehe The Toyota Production System - hat Kanban sehr gut funktioniert und es Toyota ermöglicht, die Produktionskosten zu reduzieren und gleichzeitig ein hohes Qualitätsniveau zu halten. Andere Unternehmen begannen, das Kanban-System zu übernehmen - und viele von ihnen nutzen es bis heute. Im ganz grossen Stil.

Und genau dies überzeugte mich, im Frühjahr 2016 Personal Kanban eine Chance zu geben: Personal Kanban basiert auf diesem ursprünglichen Kanban, das ich von meiner beruflichen Tätigkeit her bereits kannte, aber es wurde für den persönlichen Gebrauch angepasst. Das System kann man so anpassen, dass es zum persönlichen Lebensstil passt. Am Ende des Blogbeitrags stelle ich mein persönliches Personal Kanban System, welches ich seit 2016 unverändert nutze, als Inspiration vor.

Personal Kanban hilft dir, deine Ziele im Fokus zu behalten

dot_blog_content_focus

Warst du jemals durch deine Arbeit überlastet, gestresst und hattest Schwierigkeiten, einen freien Moment zu finden, um dich zurückzulehnen und zu entspannen? In Zeiten wie diesen scheinen selbst einfache Dinge wie das Treffen mit Freunden auf ein Bier nach Feierabend wahrzunehmen, eine weit entfernte Möglichkeit zu sein. Warum passiert das?

Weil sich unser Privat- und unser Arbeitsleben zunehmend vermischen - sie sind untrennbare Bestandteile desselben Lebens -, ist es nicht einfach, eine gesunde Ausgewogenheit aufrecht zu halten. Im Idealfall sind beide Aspekte deines Lebens von Bedeutung. Problematisch wird es dann, wenn du den Grossteil deiner Zeit und Energie darauf verwendest, bloss den einen Teil davon zu planen. IMO umfasst Selfmanagement daher beide Aspekte. Zwingend.

Zum Beispiel: Während du es vielleicht albern findest, eine Erinnerung aufzuschreiben, um mit Freunden abzuhängen, schreibst du vermutlich bereitwillig To-Do-Listen für die Arbeit. Korrekt? Eine Tatsache, die dazu führen kann, dass du deine Arbeitsziele bis zum Ende des Tages verfolgst. Bis zum Punkt, an welchem du keine Energie mehr für Socializing hast.

Aber das ist nicht das einzige Problem. Wenn du dein Leben und deine Arbeit als getrennte Einheiten behandelst, riskierst du, dass du dauerhaft auf die grossen, "lebensverändernden" Ziele - wie z. B. das Leben im Ausland zu realisieren - verzichtest. Denn solche Ziele erfordern es, sowohl in der Arbeit als auch im Privatleben aktiv zu werden. Wenn du also solche Ziele nicht unter beiden Aspekten betrachtest, wirst du sie wahrscheinlich nicht erreichen.

Wie kannst du Privat- und Arbeitsleben gleichermassen planen?

Mit Personal Kanban. Eine Methode, welche dir hilft, alle deine Aufgaben so zu visualisieren und zu planen, dass du sie im Fokus behältst. Auch über eine längere Zeitspanne hinweg!

Personal Kanban ist massgeschneidert für dein Leben

dot_blog_content_feets

Natürlich funktioniert dein Leben nicht wie eine Fabrik oder ein Fliessband. Daher ist Personal Kanban flexibler, einfacher designt und lässt sich leichter an deine Lebensumstände und deine Ziele anpassen. Personal Kanban basiert auf zwei Prinzipien - welche wir von Kanban kennen:

  • Visualisiere deinen Arbeitsablauf durch die Verwendung einer Tafel zur Darstellung aller deiner Aufgaben. So kannst du gleichzeitig alles überwachen, was du tun musst und deine nächste Aufgabe einfach ermitteln. Anstatt mehrere dringenden Aufgaben mental zu jonglieren, kannst du mit deinem persönlichen Kanban-System schnell abwägen, welche Aufgabe welche Priorität geniesst. Vielleicht hilft dir zur Priorisierung die Methode "Machbarkeit vs. Wichtigkeit"?
  • Reduziere die Entwicklung von unfertigen Arbeitsresultaten auf ein Minimum. Nutze dazu bewusst die Methode der Verknappung und limitiere die parallel in Bearbeitung befindlichen Aufgaben auf das kleinstmögliche Minimum (Stichwort: "Work-In-Progress-Limite", kurz: "WIP"). Du musst nicht mehr auf deinen Teller legen, als du realistischer Weise essen kannst.

Entwickle dein Personal Kanban System in drei Schritten

dot_blog_content_steps

  1. Entscheide dich für ein Werkzeug, welches du für den Aufbau deines persönlichen Kanban System verwenden willst: Packpapier, Whiteboard, Trello, Todoist, JIRA?
    Denk daran: Personal Kanban ist so konzipiert, dass du den Ablauf deiner Arbeit visualisieren kannst. Gerade gegenüber deinen Kollegen. Ein Whiteboard ist anfangs dazu ideal: Du kannst es in deinem Büro an prominenter - einsehbarer - Stelle aufstellen.
  2. Richte dein persönliches Kanban System ein:
    1. Zeichne oder definiere zunächst drei Spalten auf, die den verschiedenen Stufen des Arbeitsfortschritts entsprechen. Diese Spalten können die Titel
      - "READY" für Aufgaben, welche darauf warten, in Angriff genommen zu werden,
      - "DOING" für in Arbeit befindliche Aufgaben und
      - "DONE" für erledigte Aufgaben
      tragen. Während du Aufgaben bearbeitest und erledigst, wirst du sehen, wie diese von Spalte zu Spalte wandern.
    2. Sammle alle deine Aufgaben: Schreibe jede Aufgabe auf, welche dir in den Sinn kommt. Anfänglich hilft es vielleicht, jede Aufgabe anhand eines Post-Its aufzuschreiben - einfach alles: vom Anruf beim Pizzakurier bis zum Umzug nach Neuseeland.
    3. Bestimme die maximale Anzahl der parallel in Arbeit befindlichen Aufgaben und notiere diese Zahl bei der Spalte "READY".
      Denk daran: Es ist effektiver, wenn du nicht zu viele Dinge parallel erledigst. Ich empfehle, anfänglich mal mit einem WIP Limit von 3 (drei) zu starten und dies auszuprobieren.
    4. Entnimm aus der Sammlung deiner Aufgaben deine dringendsten Aufgaben und verschiebe diese in die Spalte "READY" solange das WIP-Limit es zulässt - im Beispiel also 3 Aufgaben.
      Denk daran: Die Priorisierung deiner Aufgaben kannst du z. B. anhand der Methode "Wichtigkeit vs. Machbarkeit" vornehmen.
    5. Nimm nun die wichtigste Aufgabe in Angriff, indem du diese aus der Spalte "READY" in die Spalte "DOING" ziehst (engl.: pull). Dadurch wird Raum in der Spalte "READY" für eine weitere Aufgabe deiner Aufgabensammlung freigegeben.
    6. Bearbeite die Aufgabe und schliess sie ab.
      Denk daran:
      Fokussiertes Arbeiten hilft, in einen Zustand des sog. "Flows" zu gelangen. Dazu kann die Pomodoro Technik dienlich sein.
    7. Verschiebe die abgeschlossene Aufgabe in die Spalte "DONE.
      Denk daran:
      Wann immer du eine Aufgabe abgeschlossen hast, ist dies auch ein Zeitpunkt dich selbst dafür zu belohnen.
    8. (Wiederhole die Schritte 2 bis 7)
  3. Bewerte und verbessere dein Personal Kanban System! Beobachte deine eigene Arbeitsweise: Eine einfache Aufgabe angesichts der visuellen Natur des Systems. Kanbans funktionieren, indem jeder Schritt und jede Aufgabe visualisiert wird. Daher ist es einfach, Probleme zu erkennen und zu beheben.
    Angenommen: Du erkennst, dass kreative Aufgaben für dich ein Kinderspiel sind, aber die Aufgabe der Buchhaltung zieht sich immer weiter hin. Das Erkennen dieses Problems ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer Lösung. Vielleicht ist dein Büro einfach zu laut für Mathematik und du brauchst ganz einfach nur Ohrstöpsel!

That's it!

Als Inspiration ein Bild meines eigenen Personal Kanbans in Todoist:

dot_blog_content_personal_kanban_todoist

Ich nutze dazu Todoist. Via JIRA und Trello, bin ich bei Todoist angelangt. Auch wenn die Anwendung keine echten Spalten zulässt, habe ich entsprechende Projekte definiert. Aufgaben ziehe ich also von oben (Freezer) nach unten (Done).

Zu den ursprünglichen Spalten "READY", "DOING" und "DONE" sind über die Zeit weitere dazu gekommen:

  • FREEZER: Alle Ideen und Aufgaben landen initial in der Tiefkühltruhe.
  • READY (mit WIP = 4): Aus der Tiefkühltruhe entnehme ich jeweils die wichtigsten Aufgaben (quasi welche fürs heutige Menü notwendig sind).
  • DOING (mit WIP = 1): Alle in Arbeit befindliche Aufgaben. Hier erlaube ich mir ein WIP Limit von 1 um fokussiert zu bleiben.
  • FENCED (mit WIP = 2): Alle Aufgaben, bei welchen ich blockiert bin, landen im "umzingelten" Projekt "FENCED". Hier landen oft Aufgaben, bei welchen ich durch eine Abhängigkeit blockiert bin.
  • DONE: Done halt ;).

Tipps & Tricks

Du willst es noch genauer wissen? Was ich als Good Practices für die Anwendung von Kanban erachte, habe ich im separaten Blogartikel beschrieben.

Literatur gesucht? Das passende Buch "Personal Kanban" von Jim Benson (was weitgehend die Grundlage für meinen Beitrag bildete), kann ich wärmstens empfehlen: Es liest sich zwar etwas langatmig, bringt dennoch einige Tipps hervor.

Vorsicht: Methoden-Mix! Ich nutze die Pomodoro Technik zusammen mit Personal Kanban: Anhand Personal Kanban sammle und verarbeite ich Aufgaben. Mit der Pomodoro Technik stelle ich den Fokus derweilen sicher.

Fazit

Viele Menschen denken, dass das Arbeitsleben und das Privatleben getrennte Bereiche sind. Die Wahrheit ist IMO jedoch, dass sie miteinander verbundene Teile eines Ganzen sind. Um alles zu erreichen, was man will, ist es wichtig, beiden Aspekten die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. Personal Kanban hilft dir dabei - die Organisation deiner Aufgaben in einem einfach zu bedienenden visuellen Format, welches die Planung, Überwachung und Ausführung deiner Aufgaben zu einem Kinderspiel macht!

Wie behältst du die Oberhand über deine Aufgabenflut? Trennst du Arbeitsleben und Privatleben? Oder hast du beide Aspekte vereint? Schreib mir, es nimmt mich wunder!

Mehr?

Digitale Technologien und Innovationen, Digitale Strategie und Wertschöpfung, Geschäftsmodell Innovation, Entwicklung von Digitalen Produkten, Change Management, Organisationsberatung und -entwicklung, Innovation und Leadership, Agile und Resiliente Organisationen - da fühlen wir uns von dot consulting AG zuhause und unterstützen dich mit Leidenschaft!

dot kontaktieren

Kommentare (3)

Newsletter Anmeldung

Das könnte dich ebenfalls interessieren

diese Artikel in Selbstmanagement