dot.coaching erklärt - Zeitmanagement oder wie organisiert man sich Zeit?

"Selbstführung heisst, sich selber Zeit schenken!" So lautete das letzte Kapitel meines Beitrages "dot.coaching erklärt - Selbstführung, wie geht das?". Zeit ist das wertvollste Gut, das wir zur Verfügung haben. Wertvoll weil sie schnell vergeht. Zu schnell, wenn wir sie nicht nutzen. In diesem Beitrag möchte ich Euch aufzeigen, wie ich täglich versuche, mir Zeit zu schenken, sprich Zeitmanagement anzuwenden. 

Zu viel im Kopf

Oli hat mal während einem Gespräch mit einem Kunden gemeint: "Ich weiss schon, was Tobias sagt. Warum möchtet ihr das so lösen?". Und er hatte recht. Ich möchte zuerst versuchen, das Problem zu verstehen. Mir ein Bild über die Situation verschaffen. Erst dann kann ich beurteilen, ob die Lösung zielgerichtet ist.

Selbstführung bedeutet auch, sich selber Zeit verschaffen. Im persönlichen Zeitmanagement bedeutet dies konkret:

Ich muss zuerst meine persönlichen Zeitfresser identifizieren.

Denn im Moment, wo mir die Zeit fehlt, finde ich keine nachhaltigen Lösungen. Sondern nur Quickwins, Pflaster.

Zu wenig Zeit für das Jetzt

Mein Kopf ist aktuell gefüllt mit einem 100% Job, meiner Beziehung und der Beziehung resp. Erziehung meiner Kids. Wobei alleine der Job mit aktuell zwei Coachings, zwei laufenden Schulungen, der persönlichen Weiterbildung, der Weiterentwicklung des Unternehmens und einer Anfrage als Key Note Speaker eher mehr als 100% in Anspruch nimmt.

Eine gute Beziehung basiert auf Zeit, die man sich gegenseitig schenkt. So viel wie möglich. Gute Erziehung ebenso. Zeit ist das wertvollste Gut, das wir haben. Sie richtig einzuteilen, ist eine Kunst.

Struktur herbeiführen

Der erste Schritt lautet also: Was beschäftigt mich aktuell alles? Ich mache das jeweils mit einer Visualisierung. Ich stelle die Person in den Mittelpunkt und visualisiere alle Themen. Es hilft timmer, sich zuerst mal einen Überblick zu verschaffen. Danach überlege ich, welche Rahmenbedingungen (Kategorien) gibt es. Folgende Kategorien sind dabei nützlich:

• klares Zeitfenster (z.B. Arbeit, Sport, Mittagessen etc.)
• klare Abhängigkeit (z.B Termine, Verbindungen, Kontakte etc.)
• klare Prioritäten (z.B. Beziehung, Familie, Arbeit etc.)

Fokus durch Eliminierung von Zeitfresser

Wie man sich die Arbeit organisiert, ist ein Thema für sich. Sich bei der Arbeit auf die Arbeit zu fokussieren. Das ist das Ziel. Deshalb ist es notwendig, Termine und Organisatorisches zu delegieren. Nun, nicht an den Partner, sondern an seine persönlichen (oft elektronischen) Helfer.

Beispiele:

• Für den Einkauf teilen wir uns eine gemeinsame Liste. Jeder, der die Liste hat, aktualisiert sie ständig. Schreibt also rein, was im Kühlschrank fehlt. Welche Vorräte ausgehen könnten.
  Möglich wird das mit Wunderlist
• Amtliche Unterlagen werden eingescannt und sind fortan elektronisch inkl. Volltextsuche verfügbar. Suchen war gestern - mit den richtigen Tools wird gefunden.
  Möglich ist das mit Evernote. Foto eines beliebigen Dokuments (Rechungen, Quittungen, Garantien, wichtige Briefe etc.) machen und Evernote wandelt den Text auf dem Foto so um, dass wir danach suchen können.
• Aufgaben werden gemeinsam festgehalten und gepflegt (priorisiert, strukturiert, verkleinert etc.). Jeder hat ständig Zugriff und kann sich eigene Aufgaben zuteilen oder Aufgaben umsetzen.
  Möglich machen das Trello, JIRA oder eben auch Wunderlist

Das sind nur drei kleine Beispiele. Nicht mehr nach wichtigen Briefen suchen zu müssen, spart mir sehr viel Zeit, verkleinert mein Büro und sorgt für Ordnung. Weder Quittungen noch Garantien aufbewahren müssen, hilft mir in der Organisation. Aufgaben jederzeit und überall festhalten zu können, erspart mir, dass ich mir etwas merken muss. Dadurch habe ich sehr oft den Kopf frei. Frei für die wichtigen Prioritäten. Sowohl privat als auch beruflich.

Sich Zeit organisieren ist tägliche Arbeit

Die obigen drei Beispiele funktionieren natürlich nur, wenn ich dies täglich mache. Und mir dafür einen kurzen Timeslot reserviere. Wer mit dem öV zur Arbeit geht, hat dort ideal Zeit für diese Organisation. Und auch für die Selbstreflektion, aber dazu mehr in einem der nächsten Beiträge.

Sich Zeit zu organisieren ist tägliche Arbeit. Ist das nun ein Widerspruch? Nein! Durch die Konzentration der Themen und durch den Effekt, dass ich mir nichts mehr merken muss, gewinne ich effektiv mehr Zeit. Vor allem über den ganzen Tag verteilt. Dann, wenn es darum geht, konzentriert zu sein.

Wie geht Ihr damit um? Ich freue mich über Eure Kommentare!

Requirements Engineering im Alltag

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