dot.tipp - Die Timeline Retrospektive im Einsatz

Tobias Ellenberger
29. November 2018

Als Grundlage der Reorganisation eines Unternehmensbereichs musste ich ein gemeinsames Verständnis über die Herkunft, das Mindset und damit den Background der betroffenen Mitarbeiter herstellen.

Mit der hier vorgestellte Timeline Retrospektive ist es möglich, innert kurzer Zeit dieses gemeinsame Verständnis innerhalb von neuen oder auch bestehenden Teams herzustellen.

Disclaimer: Die Technik selbst ist keine Erfindung von mir oder dot. Ich beschreibe lediglich den praktischen Einsatz und gebe damit, basierend auf meiner Erfahrung, Tipps aus der Praxis.

Würfeln in der Organisation

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Reorganisationen können mitunter für die Betroffenen einem Würfelspiel ähneln. Menschen werden in neuen Gruppen formiert und sollen künftig, am besten ohne Performance-Unterbrüche, mindestens gleichbleibenden Value bei meist höheren Produktionsraten erzielen. Ob man das nun will oder nicht, gut findet oder nicht, Fakt ist, es passiert. Also braucht es Methoden und Ideen, wie solche Teams begleiten können. 

Der Vorteil der Timeline Retrospektive liegt daran, einen Blick auf die Vergangenheit zu werfen. Natürlich kann die Methode leicht angepasst auch für eine Prospektive, also den Ausblick auf eine mögliche Zukunft, verwendet werden. In einem speziellen Fall habe ich die Methode so abgewandelt, dass in einem grossen Programm die Gemeinsamkeiten und Differenzierungsmerkmale der einzelnen Teams ausgearbeitet wurden. Dazu mehr in einem späteren Blogbeitrag.

Wir blicken also in die Vergangenheit und wollen herausfinden, was uns verbindet, wo wir Ereignisse hatten, die uns positiv, aber auch negativ prägten.

Jeder gute Scum Master weiss das. Eine saubere Retrospektive braucht ein gewisses Mass an Vorbereitung. Gerade dann, wenn es sich um eine Grossgruppen-Retrospektive handelt. Wie man moderiert erfahrt ihr über den folgenden Link. In diesem Beitrag überspringen wir deshalb das grundlegende Thema Moderation.

Selbstbewusste Moderation erfahren

Grundlagen einer guten Retrospektive

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Die fünf Punkte einer guten Retrospektive hat Oliver in seinem Beitrag bereits ausführlich besprochen. Deshalb hier nur noch kurz im Schnelldurchlauf. Ein Punkt, den wir bei all unseren Workshops besonders wichtig finden, ist der Check-In, das Ankommen der Teilnehmenden. Dafür nehmen wir uns Zeit. Genügend Zeit. Verschiedene Methoden helfen uns dabei, den Check-In auch bei regelmässigen Retrospektiven - und das sollten Retrospektiven per Definition sein - unterhaltsam und spannend zu gestalten. Danach geht es an das Sammeln der Informationen, die Analyse der Daten, und darauf folgt das Erkennen respektive Ableiten von geeigneten Massnahmen. Noch mehr dazu findet ihr, wie gesagt, im Blogbeitrag von Oli, respektive noch einfacher über die fünf Tipps für gute Retrospektiven.

Fünf Tipps herunterladen

Die Timeline Retrospektive

Setup und Material

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Für die Timeline Retrospektive verwende ich stets eine ganze Wand. Mit Flipcharts oder Pinnwänden geht es auch, aber die Wirkung, eine ganze Wand zu verwenden und so ein umfassendes Gesamtbild zu erhalten, ist den Aufwand wert. Auf die Wand klebe ich mit Malerband im Abstand von circa 50 cm zwei parallele horizontale Linien. Je nach Situation verwende ich farbiges Band, male eine Linie auf das Malerband oder spanne jeweils eine Schnur.

Das obere horizontale Band ist unsere Timeline. Das untere horizontale Band der Mittelwert unseres Impact Feedbacks. Am linken Ende des unteren Bands klebe ich nun vertikal ein weiteres Band und markiere damit den Wertebereich des Impacts von positiv (oben) zu negativ (unten). Wir visualisieren jeweils mit einem Smiley Bild oder simple Plus und Minus als Symbole. 

Das obere Band unterteile ich in die gewünschten Zeiteinheiten. Meist sind das Monate oder gar Jahre. Wobei anzumerken ist, dass ein Rückblick über mehrere Jahre besser in einer anderen Form moderiert wird.

Am Ende des Beitrags findet ihr die vollständige Materialliste.

Informationen sammeln

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Die Moderation ist vorbereitet, die Teilnehmenden konnten in einem sauberen Check-In ankommen. Nun geht es in eine erste Runde geschlossenen Brainstormings in Form eines Brainwritings. Die Teilnehmer erhalten Post-Its in den Farben grün, gelb und rot und sammeln nun über den definierten Zeitraum Ereignisse, die sie persönlich erlebt haben. Persönlich erlebt deshalb, weil wir ja keine Retro auf der Basis von Gerüchten machen wollen. Diese Ereignisse schreiben die Teilnehmenden auf Post-Its in der Farbe des mit dem Ereignis verbundenen Gefühls (negativ, positiv oder neutral). Wie bei allen Brainwritings empfiehlt es sich, pro Post-It ein Ereignis zu notieren. 

Für diese Phase des Informationen-Sammelns arbeite ich oft nach dem Pop Corn Prinzip. Ich gebe den Teilnehmenden eine Zeitvorgabe zur Orientierung, lasse aber keinen Timer laufen, sondern beende das Brainwriting dann, wenn eine grosse Mehrheit keine Post-Its mehr beschreibt. Oft gebe ich dann den Timer in Form einer Ansage "Bitte notiert noch die letzten Gedanken" an und gut ist. Die Verwendung eines Timers inklusive Wecker empfehle ich nicht. Zu oft hat der Wecker gerade in so einer Phase der Retrospektive einen negativen Einfluss auf den weiteren Verlauf der Retrospektive.

Die Teilnehmenden verteilen nun die Post-Its auf der Wand oberhalb des ersten Malerbands und verwenden die zeitliche Einteilung als grobe Orientierung. Es kann und darf durchaus Gruppierungen der Post-Its geben, es sollten aber alle Post-Its sichtbar sein. Bevor ein Post-It an die Wand geklebt wird, muss es kurz den anderen Teilnehmern vorgelesen werden. Kurze Verständnisfragen sind erlaubt, aber keine vertiefte, inhaltliche Diskussion. Im Anschluss an das letzte Post-It würdigt der Moderator das entstandene Bild mit einer kurzen Zusammenfassung. 

Verständnisfragen sind ok. Inhaltsfragen werden abmoderiert.
Tobias Ellenberger

Analyse der Daten, um Erkenntnisse zu gewinnen

Nun haben wir also eine Wand voller unterschiedlich farbiger Post-Its verteilt über die definierte Zeitachse. Für den Moderator wird es jetzt etwas tricky. Zum einen verteilt er an die Teilnehmenden dots. Also nicht Kollegen von mir, sondern die kleinen runden Kleber. Alle Teilnehmenden bewerten nun diejenigen Ereignisse, von denen sie sich betroffen fühlen. Dazu kleben die Teilnehmenden ihre dots auf der Zeitachse so, dass sie einen Bezug zum entsprechenden Post-It zulassen. In der Vertikalen würde man sagen "auf der Höhe des entsprechenden Post-Its" aber die Zeitachse liegt ja horizontal. Trotzdem verstanden? Gut, weiter gehts. Wenn die ereignisbasierte Position des dots gefunden ist, muss dieser noch nach Stimmung positioniert werden. Höher positioniert bedeutet, das Ereignis hatte einen positiven Einfluss auf die Stimmung und umgekehrt zeigen die tiefer positionierten dots einen negativen Einfluss auf die Stimmung. So verteilt ergeben die dots ein wohl bekanntes Bild einer Datenwolke. 

Die Teilnehmenden haben spätestens jetzt eine Pause verdient. Der Moderator nutzt diese und verbindet die dichten Datenpunkte, also dort, wo sich viele dots angesammelt haben, mit einem roten Faden. So entsteht eine Art Kurve, die anzeigt, wo es starke positive, aber auch negative Ereignisse gegeben hat. 

Das Ganze sieht dann etwa so aus.dot_blog_content_timelineretro1

Massnahmen ableiten und konkretisieren

Nun geht es ans Eingemachte. Zuerst müssen die Ereignisse reflektiert werden. Der Moderator übernimmt diesen Job und fasst die Höhe- und Tiefpunkte in der roten Kurve kurz zusammen. Die besonders negativen Ereignisse werden nun als neue Post-Its notiert und auf eine Liste gesetzt. Diese Liste wird durch die Teilnehmenden priorisiert. Wir verwenden oft das bekannte dot-Voting, um schnell eine Priorität zu erarbeiten.

Die Ereignisse mit der höchsten Priorität, idealerweise die wichtigsten drei, werden nun in Gruppen vertieft analysiert und mittels konkret beschriebener Massnahmen adressiert. Das diese Massnahmen SMART sein sollten versteht sich von selbst. Aber zur Erinnerung:

  • spezifisch
  • messbar
  • erreichbar
  • realistisch
  • terminiert

Die Gruppen stellen die erarbeiteten Massnahmen dem Plenum vor und tragen sie zur Umsetzung in die Organisation.

Na, Interesse geweckt? Gerne moderieren wir für euch eine solche oder ähnliche Retrospektive. 

Retrospektive buchen

Natürlich freuen wir uns auch über eure Gedanken und Erfahrungen mit Retrospektiven in Form von Kommentaren.

Materialliste

  • Malerband (leicht lösbares und beschreibbares Klebeband) oder Schnur
  • Pots-Its (je nach Situation in vordefinierten Farben), pro TN. mind. 5 Post-Its einberechnen
  • rote Schnur / roter Faden
  • Material zum Visualisieren (Moderatorenset)
  • genügend Stifte für alle TN

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