dot.tipp - "Marktplatz der Erwartungen": Gegenseitige Erwartungen verhandeln

Adrian Christen
08. November 2018

Unausgesprochene Erwartungen führen zu Unzufriedenheit und handfesten Problemen. Auch in einem Vorhaben.

Handfeste Probleme durch unausgesprochene Erwartungen sind weit verbreitet, nicht bloss in einem Projekt. Jedoch auch. Gegenseitig unausgesprochene Erwartungen führen zu Unzufriedenheit zwischen den beteiligten (Kommunikations-) Partnern, denn diese gehen fälschlicherweise davon aus, dass die Anderen die Aufgabe übernehmen. Unausgesprochene Erwartungen führen zu Unzufriedenheiten. Auch in einem Vorhaben. Ein einheitliches Rollenverständnis ist hilfreich und reduziert die Unzufriedenheit. Dies auszuarbeiten, iterativ zu überprüfen und ständig zu kommunizieren, ist jedoch nicht ganz einfach. Hierzu dieser Beitrag, welcher dazu eine Methode vorstellt:

Selbstorganisierte Teams sind davon stärker betroffen als andere Teams

Gerade in selbstorganisierenden Umfeldern kann die Situation entstehen, dass die Kartoffel ständig umhergereicht und nie wirklich gegessen wird: Alle picken sich jene Aufgaben, welche sie selbst toll finden, die mühsamen Dinge - wie unverständlicherweise oft z. B. das Testen oder das Dokumentieren - bleiben auf der Strecke liegen, denn: "Niemand hat mir etwas zu sagen, wir sind schliesslich selbstorganisiert, und ich organisiere mich selbst. Und ja, das Agile Manifesto sagt genau das (working software over ...), du weisst, was ich meine!". Tja. Genau das sagt es ja nicht. Aber egal. So oder so: Dies kann zu Frust führen. Sicherlich zu Verlusten. Nicht zuletzt auch zu monetären Verlusten.

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Umso hilfreicher ist es, wenn in selbstorganisierenden Umfeldern die Erwartungen an die Zusammenarbeit im Team und die Rollen - wiederholt - geklärt werden: Gerade in einem solchen Umfeld sind die rollenspezifischen Aufgaben, die Verantwortlichkeiten und die Entscheidungskompetenzen zu Beginn eines Vorhabens selten klar - und starr auf alle Zeit - geregelt, weshalb es ratsam ist, diese Themen im Team zu klären und von Zeit zu Zeit zu überprüfen. Denn:

Ein einheitliches Rollenverständnis ist hilfreich und reduziert die Unzufriedenheit.

Dies auszuarbeiten, iterativ zu überprüfen und ständig zu kommunizieren, ist jedoch nicht ganz einfach, weshalb ich heute eine Methode (nicht von mir, danke Dr. Peter Szabó und Beraterkreis) vorstellen will, die - gerade bei neuen Teams - eine Möglichkeit bietet, die gegenseitigen Erwartungen (initial) aufzunehmen:

Der "Marktplatz der Erwartungen"

Der "Marktplatz der Erwartungen" ermöglicht einem Team, gemeinsam unterschiedliche Sichtweisen auf Rollen und deren Verantwortungen zu erheben und herauszufinden, ob die so erhobenen Erwartungen gerechtfertigt oder ungerechtfertigt sind - ein Feilschen wird begrüsst! Meine Erfahrungen mit dem Vorgehen sind durchwegs positiv und Teilnehmer bestätigen den Wert dessen. Wichtig: Die dazu benötigte Zeit sollte nicht unterschätzt werden, denn 2 bis 3 Stunden sind schon einzuberechnen. Vielleicht auch mehr. Das Vorgehen ist relativ einfach und benötigt relativ wenig Vorbereitung. Die Schritte sind:

Schritt Dauer Beschreibung
1. 5' Teilnehmer in relevante Gruppierungen unterteilen.
2. 5' Jede Gruppierung eröffnet ihren Marktstand.
3. je Marktstand 10' Auf dem Marktplatz umhergehen und Erwartungen abgeben.
4. je Marktstand 10' Den eigenen Marktstand mit den Erwartungen entgegennehmen.
5. 10' Einen Kaffee trinken.
6. je Marktstand 10' Erwartungen klären und gemeinsam aushandeln.
7.  je Marktstand 10'  Ausgehandelte Erwartungen festhalten.
8.  5'  Weiteres Vorgehen für die iterative Überprüfung festhalten.
Total: 3 h 5 min (bei 4 Gruppierungen)


1. Teilnehmer in relevante Gruppierungen unterteilen (5')

Die Gruppe der Teilnehmer wird anhand relevanter Unterscheidungskriterien gruppiert. Dies kann anhand einer fachlichen Ausrichtung, einem Aufgabengebiet oder z. B. auch anhand dessen, was auf der Visitenkarte aufgedruckt wurde, geschehen. Beispielsweise: Product Owner/in vs. Entwickler/in vs. Scrum Master/in. Tipp: Es hilft, in Rollen zu denken und vom Titel der Visitenkarte Abstand zu nehmen. Allerdings klappt das nicht immer, weshalb notfalls noch immer auf den Title der Visitenkarte zurückgegriffen werden kann.

2. Jede Gruppierung eröffnet ihren Marktstand (5')

Dazu positioniert sich nun jede Gruppierung vor einem leeren Flipchart - ihrem Marktstand:

  1. Im ersten Schritt benennt die Gruppe ihr Angebot, sodass sie den Marktstand betiteln können, also: Welche Bezeichnung der Rollen lässt andere Teilnehmer erkennen, welches die gemeinsame Funktionsbezeichnung (z. B. Product Owner/innen) ist.
  2. Optional erstellt die Gruppe eine kurze Funktionsbeschreibung ihrer Funktion - quasi das Angebot des Marktstands - welches die Gruppierung darstellt (Product Owner/innen stellen ein priorisiertes Backlog zur Verfügung o. Ä.).
  3. Im nächsten Schritt wird der Flipchart am oberen Ende mit der Funktionsbezeichnung (und optional der kurzen Funktionsbeschreibung) beschriftet, sodass alle Marktbesucher schnell sehen, wer die Betreiber dieses Marktstandes sind.
  4. Abschliessend wird unterhalb davon eine senkrechte Linie bis ans untere Ende des Flipcharts gezogen, welche diesen im Verhältnis von ca. 2:1 unterteilt.

3. Auf dem Marktplatz umhergehen (je Marktstand 10')

  1. Jede Gruppierung rotiert nun geschlossen im Uhrzeigersinn vom aktuellen Marktstand zum nächsten, benachbarten Marktstand. Vorsicht: Hier ist es wichtig, dass die Gruppe geschlossen zum Nachbarn verschiebt und bloss einen Schritt weitergeht, also keinen Marktstand überspringt.
  2. Am neuen Marktstand angekommen, informiert sich die Gruppe zuerst über die Funktionsbezeichnung, die optionale Funktionsbeschreibung und die durch ggf. vorherige Besucher bereits abgegebenen Erwartungen. Anschliessend notieren alle der Gruppe gemeinsam ihre ergänzenden Erwartungen, welche sie an diese Funktion haben, auf Post-Its und platzieren diese in der linken Spalte (aus 2.4).
    Tipp: Es lohnt sich, Erwartungen so zu formulieren, dass diese für andere Marktbesucher verständlich sind, also "Was" wäre wohl etwas knapp beschrieben, besser wäre vermutlich "Beschreibt das 'Was' und nicht das 'Wie'".
  3. Diese Schritte (3.1 bis 3.2) wiederholen wir solange, bis sämtliche Gruppierungen alle Marktstände besucht haben, dort ihre Erwartungen an die Funktionen via Post-Its abgegeben haben und wieder vor dem eigenen Marktstand stehen.

Ein Beispiel eines Markstandes

4. Den eigenen Marktstand entgegennehmen (je Marktstand 10')

Angekommen am eigenen Marktstand gilt es, in der Gruppe der Marktstandbesitzer/innen die an sie von den jeweils anderen Gruppierungen gerichteten Erwartungen (Post-Its) durchzulesen und für alle Erwartungen zu beantworten, ob die einzelne Erwartung für die Marktstandbesitzer/innen:

  1. gerechtfertigt ist - sie damit einverstanden sind ODER
  2. unklar ist und einer Klärung bedarf ODER
  3. ungerechtfertigt ist somit (vorerst) abgelehnt wird.

In der rechten Spalte wird nun pro Erwartung die Antwort (aus 4.a bis 4.c) festgehalten, z. B. mit einem Häkchen für 4.a, einem Fragezeichen für 4.b und einem Kreuz für 4.c.

5. Einen Kaffee trinken (10')

Wie bei einem Einkauf auf dem Markt üblich, empfiehlt es sich nun, eine Pause einzulegen, sodass man gestärkt die nächsten Schritte angehen kann!

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6. Erwartungen klären und aushandeln (je Marktstand 10')

Alle Teilnehmer/innen versammeln sich nun vor einem (1) Marktstand. Die Marktstandbesitzer/innen stellen sich zu ihrem Flipchart und gehen jede Erwartung durch:

  • Wie haben wir Marktstandbesitzer/innen die Erwartung verstanden/interpretiert?
  • Was ist unsere gemeinsame Antwort auf die Erwartung (aus 4., in der rechten Spalte festgehalten)?
  • Weshalb haben wir diese Antwort gegeben?

Und hier setzt das Feilschen ein: Lehnen Marktstandbesitzer/innen eine Erwartung ab, stellt sich die Frage in die Runde, wie man damit umgeht: Übernimmt das jemand anders? Oder "müssen" wir dieser Erwartung doch gerecht werden, hatten sie ggf. schlicht nicht "auf dem Radar"? Es kann als eine Umverteilung der Aufgaben oder eine Einigung dazu geben. Es können aber auch Aufgaben identifiziert werden, welche keinem Marktstand zugewiesen werden können, vielleicht ist die verantwortliche Rolle einfach nicht vertreten.
Tipp: Es lohnt sich, hier Zeit zu investieren. Aber auch zu einem Punkt zu kommen. Nicht alles kann auf Anhieb gelöst werden. Wichtig ist, das Bewusstsein zu schaffen. Die Ausgangslage zu definieren.

7. Erwartungen festhalten (je Marktstand 10')

Es empfiehlt sich, die erhobene Ausgangslage (heute sehen wir das so, morgen anders!) in schriftlicher, für alle zugänglicher Form festzuhalten und zu visualisieren, sodass auch Aussenstehende von diesen Informationen profitieren können. Sicher aber die Teilnehmer.
Tipp: Als Form für das Festhalten der Entscheidungen (und als spielerische Form für deren Verfeinerung), kann ich das Delegation Boardin Kombination mit dem Delegation Pokeraus Management 3.0 empfehlen: Dies macht transparent, was wie entschieden wurde, und die Entscheidungsfindung macht Teilnehmern Freude. Zudem wird damit geschärft, wo Autonomie, Selbstorganisation und Vertrauen vorhanden ist.

8. Weiteres Vorgehen für die iterative Überprüfung festhalten (5')

Agile definiert sich u.a. stark über den Willen und Wunsch, sich stetig zu verbessern. Gegenseitige Erwartungen starr über längere Zeit ohne Reflexion festzuhalten, erachte ich als unsinnig, weshalb es sich empfiehlt, in der Gruppe der Teilnehmenden das weitere Vorgehen für die iterative Überprüfung der Rollen, der an sie gerichteten Erwartungen und die Annahme oder Ablehnung derer zu definieren und festzuhalten.

Hierzu kann z. B. das Muster der Vereinbarung aus Sociocracy 3.0 nützlich sein und somit ein erster Schritt hin zu einer agilen und resilienter Organisation bilden, ohne eine Reorganisation auszulösen, oder eine gross angelegte Change-Initiative starten zu müssen.

Unsere Erfahrungen

Die Moderation durch eine unbeteiligte Person hilft enorm: Sie leitet das Meeting, sodass sich die Teilnehmer auf den Inhalt konzentrieren können - uns kann man als Moderatoren mit entsprechender Erfahrung buchen, welche wertfrei und nicht Teil des Systems sind.

Erwartungen ausdiskutieren ist sehr wichtig und hilft enorm: Spannungen werden abgebaut, bevor es zur Explosion kommt. Die abgeleiteten Aufgaben iterativ neu zu verhandeln, hilft auf neue Situationen reagieren zu können. Neue Aufgaben können die Arbeit bereichern. Sicher das "Miteinander" stärken.

Deine Erfahrungen?

Wie geht ihr mit Erwartungen um? Wie verhandelt ihr die Erwartungen und Aufgaben? Wie seht ihr Spannungen vor? Gerne erfahren wir mehr von dir in einem Kommentar zu diesem Blog.

Du willst dieses Vorgehen im Detail kennenlernen, sodass du selbstbewusst dieses und andere moderieren kannst? Gerne unterstützen wir dich dabei!

Selbstbewusste Moderation erfahren

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